Wann macht es Sinn, ein Inkassounternehmen einzuschalten?
Die Entscheidung, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, hängt von mehreren Faktoren ab:
- Zahlungsverzug besteht bereits: Wenn Kunden die Zahlungsfrist überschreiten und auf Mahnungen nicht reagieren, sollte gehandelt werden. Ein Inkassounternehmen ist darauf spezialisiert, Forderungen professionell einzutreiben.
- Wiederkehrende Zahlungsausfälle: Wenn ein Kunde regelmäßig verspätet oder gar nicht zahlt, kann es sinnvoll sein, den Forderungseinzug einem Experten zu überlassen.
- Zeit- und Ressourcenmangel: Das Forderungsmanagement ist zeitintensiv. Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten, profitieren von der Auslagerung.
- Täuschung und Scheingründe: Wenn Kunden „Geschichten“ erzählen und immer neue Ausreden erfinden, warum sie erst später zahlen können.
Ein Inkassounternehmen bringt Expertise, rechtliche Erfahrung und professionelle Ansprache mit, die oft zu schnelleren Zahlungseingängen führt.
Was muss beachtet werden?
Bevor Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, gibt es einige Punkte, die Sie als Gläubiger beachten sollten:
- Verzug des Schuldners: Ein Inkassounternehmen kann erst tätig werden, wenn der Schuldner sich im Zahlungsverzug befindet. Dies setzt voraus, dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit Zahlungsziel erstellt wurde.
- Dokumentation: Halten Sie alle relevanten Unterlagen bereit – dazu gehören die ursprüngliche Rechnung, Zahlungsvereinbarungen, Mahnungen und der Nachweis, dass der Schuldner darüber informiert wurde, dass ein Inkassoverfahren eingeleitet wird.
- Seriöses Inkassounternehmen wählen: Achten Sie darauf, ein Inkassounternehmen zu wählen, das registriert und seriös ist. Prüfen Sie Mitgliedschaften in Verbänden wie dem Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement e.V. (BFIF e.V.).
- Kosten beachten: Klären Sie im Vorfeld, welche Gebühren entstehen und ob diese teilweise auf den Schuldner umgelegt werden können.
- Datenschutz: Teilen Sie sensible Kundendaten nur mit Unternehmen, die sich strikt an die Datenschutzverordnung halten.
Vorteile der Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen
- Zeitersparnis: Sie entlasten Ihre internen Ressourcen.
- Professionelle Ansprache: Inkassounternehmen wissen, wie Schuldner effizient und rechtlich einwandfrei kontaktiert werden.
- Kostenersparnis: Viele Inkassogebühren können auf den Schuldner umgelegt werden.
- Rechtssicherheit: Inkassounternehmen agieren im rechtlichen Rahmen und vermeiden Fehler, die zu Problemen führen könnten.
Fazit
Ein Inkassounternehmen einzuschalten, macht Sinn, wenn der Zahlungsverzug erheblich ist, der Schuldner nicht reagiert, oder Ihnen die internen Ressourcen fehlen. Wichtig ist, im Vorfeld sicherzustellen, dass der Schuldner in Verzug gesetzt wurde und Sie alle notwendigen Unterlagen bereitstellen können. Der Prozess ist strukturiert und bietet Ihnen eine hohe Erfolgschance, offene Forderungen erfolgreich einzutreiben, ohne Ihre Kundenbeziehung unnötig zu belasten.
