Wie funktioniert Inkasso?

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Wie funktioniert Inkasso?
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    Darum geht's:
    Offene Rechnungen sind ein Ärgernis für Unternehmen. Wenn Mahnungen ignoriert werden, kann ein Inkassoverfahren helfen, Forderungen durchzusetzen. Doch wie funktioniert Inkasso, und wie läuft ein solches Verfahren ab? Hier erklären wir die einzelnen Schritte – von der Beauftragung bis hin zur Forderungseintreibung.

    Was ist Inkasso?

    Inkasso bezeichnet den professionellen Einzug offener Forderungen durch ein Inkassounternehmen. Ziel ist es, die Außenstände des Gläubigers einzutreiben – möglichst außergerichtlich, schnell und rechtssicher. Dabei bleibt die Entscheidungshoheit über die Forderung stets beim Gläubiger.

    Wie läuft ein Inkassoverfahren ab?

    Der Ablauf kann je nach Inkassodienstleister leicht variieren. Grundsätzlich gliedert sich der Prozess in folgende Schritte:

    1. Auftragserteilung durch den Gläubiger

    Zunächst erteilt der Gläubiger dem Inkassounternehmen den Auftrag. Dazu werden folgende Unterlagen benötigt:

    • Die offene Rechnung
    • Kopien der Mahnungen
    • Nachweise über die erbrachte Leistung oder Lieferung
    • Kontaktdaten des Schuldners

    Mit diesen Informationen prüft das Inkassounternehmen, ob die Forderung berechtigt und durchsetzbar ist.

    2. Vorgerichtliches Inkasso

    In dieser Phase kontaktiert das Inkassounternehmen den Schuldner, um die Forderung außergerichtlich zu klären. Dies geschieht durch:

    • Schriftliche Mahnungen: Der Schuldner wird über den Forderungsstand und die Einschaltung eines Inkassobüros informiert und zur Zahlung aufgefordert.
    • Telefonische Kontaktaufnahme: Häufig werden Zahlungsmodalitäten wie Ratenzahlungen besprochen.
    • Bonitätsprüfung: Es wird ggf. geprüft, ob der Schuldner zahlungsfähig ist und wie hoch das Risiko eines Zahlungsausfalls ist.

    Das Ziel dieser Phase ist eine schnelle und einvernehmliche Klärung. Oft zeigt schon die erste Kontaktaufnahme durch ein Inkassounternehmen Wirkung. Viele Schuldner reagieren schneller, wenn sie von einem professionellen Dienstleister angesprochen werden.

    3. Gerichtliches Mahnverfahren

    Reagiert der Schuldner nicht auf das vorgerichtliche Inkasso oder lehnt er die Forderung ab, kann das Inkassounternehmen in Absprache mit dem Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Der Ablauf:

    • Mahnbescheid: Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Mahngericht. Nach Erlass des Mahnbescheids erfolgt dessen Zustellung durch das Gericht an den Schuldner und fordert diesen auf, die offene Rechnung zzgl. der Verzugszinsen, der außergerichtlichen Aufwendungen des Gläubigers sowie der durch den Antrag entstanden Gerichtskosten zu bezahlen. Der Schuldner hat ab Zustellung des Mahnbescheid eine Frist von zwei Wochen, um zu bezahlen oder Widerspruch einzulegen.
    • Vollstreckungsbescheid: Nach Ablauf der Frist von zwei Wochen erfolgt der Antrag auf Erlass des Vollstreckungsbescheides beim Mahngericht, wenn weder die vollständige Zahlung noch ein Widerspruch erfolgt sind. Die Zustellung des erlassenen Vollstreckungsbescheid erfolgt wiederum durch das Gericht. Ab Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit Einspruch einzulegen. Erfolgt kein Einspruch ergibt sich aus dem Vollstreckungsbescheid und dem Firstablauf nach Zustellung ein vollstreckbarer Titel. Nach Ablauf der zwei Wochen kann auf der Basis dieses Titels die Zwangsvollstreckung eingeleitet werden.

    Dieses Verfahren ist standardisiert, automatisiert und kostengünstig.

    • Widerspruch/Einspruch: Legt der Schuldner eines der beiden Rechtsmittel ein, wird das Mahnverfahren automatisch beendet und als streitiges Verfahren an das Gericht abgegeben. Dann kann das Inkassounternehmen mit Unterstützung eines Anwalts den Anspruch in Form einer Klagebegründung beim zuständigen Streitgericht geltend machen und auf diesem Weg eine Zahlung, einen Vergleich oder einen Titel erwirken.

    4. Zwangsvollstreckung

    Liegt ein Titel vor (Vollstreckungsbescheid, Urteil usw.), kann das Inkassounternehmen die Zwangsvollstreckung und/oder Pfändungen einleiten. Dazu gehören z. B.:

    • Zwangsvollstreckungsauftrag: Ein Gerichtsvollzieher wird z. B. mit der Pfändung von Gegenständen, der Abnahme der Vermögensauskunft, einer gütlichen Erledigung usw. beauftragt.
    • Pfändungs- und Überweisungsbeschluss: Mit einem Antrag auf Pfändungs- und Überweisungsbeschluss beim zuständigen Amtsgericht werden z. B. Lohn- oder Kontopfändungen erlassen.

    Welche Vorteile hat ein Inkassoverfahren?

    • Zeitersparnis: Das Inkassounternehmen übernimmt den gesamten Prozess, vom Mahnwesen bis zur Zwangsvollstreckung.
    • Erhöhte Erfolgschancen: Durch professionelle Ansprache und rechtliche Expertise steigen die Chancen, dass Schuldner zahlen.
    • Kostenkontrolle: Die Kosten eines Inkassoverfahrens können oft auf den Schuldner umgelegt werden.
    • Kundenerhalt: Inkassounternehmen agieren in der Regel diplomatisch und mit Rücksicht auf die Geschäftsbeziehung.

    Worauf sollten Gläubiger achten?

    • Seriöses Inkassounternehmen wählen: Achten Sie auf registrierte Anbieter, z. B. mit Mitgliedschaft im Bundesverband für Inkasso und Forderungsmanagement e.V. (BFIF e.V.).
    • Dokumentation: Halten Sie alle Unterlagen bereit, um die Forderung belegen zu können.
    • Frühzeitige Beauftragung: Je schneller Sie handeln, desto höher die Erfolgschancen.

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